Kassenmeldepflicht ab Januar 2025
Eine (fast) unendliche Geschichte nähert sich dem Ende, obwohl es eher der Anfang ist. Die Kassenmeldepflicht, die besagt, dass Unternehmer dem Finanzamt über den Einsatz elektronischer Kassensysteme eine Mitteilung zukommen lassen müssen, kommt nun endgültig in 2025. In der Tat sollte die Kassenmeldepflicht nach § 146a Abs. 4 AO - wie alle anderen Änderungen durch das Kassengesetz auch – bereits seit dem 01.01.2020 gelten. Faktisch aber hat das Bundesfinanzministerium erst jetzt im Juni 2024 darüber informiert, dass die Mitteilungsverpflichtung ab Anfang 2025 umzusetzen ist (BMF, Schreiben v. 28.6.2024, Az. IV D 2 – S 0316-a/19/10011:009). Es gab technische Hindernisse auf Seiten der Finanzverwaltung, weswegen die Meldepflicht noch bis einschließlich 31.12.2024 ausgesetzt ist.
Das heißt für Sie als Unternehmer, dass Sie ab diesem Zeitpunkt einer Mitteilungspflicht unterliegen, die in Deutschland sowohl elektronische Kassensysteme, Registrierkassen, EU-Taxameter, Wegstreckenzähler als auch technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) umfasst. Damit soll Steuerhinterziehung bekämpft und die Transparenz im Geschäftsverkehr verbessert werden, um letztendlich die Steuergerechtigkeit zu erhöhen.
Was genau bedeutet das für Sie?
Sie als Unternehmer müssen ab 01. Januar 2025 dem Finanzamt die Art und Anzahl ihrer eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und TSE mitteilen. Dies betrifft insbesondere Kassensysteme und Registrierkassen. Die Mitteilungspflicht gilt ebenso für gemietete oder geleaste elektronische Aufzeichnungssysteme und bedeutet für Unternehmen, insbesondere im Einzelhandel, Dienstleistungssektor, Hotellerie und Gastronomie einen zusätzlichen bürokratischen Aufwand.
Wann muss die Mitteilung erfolgen?
Folgende Fristen gelten
Ihre Aufzeichnungssysteme sind vor dem 01. Juli 2025 angeschafft?
Bitte erledigen Sie die Datenübermittlung bis zum 31. Juli 2025.
Sie werden elektronische Aufzeichnungssysteme nach dem 01. Juli 2025 anschaffen?
Diese sind jeweils innerhalb eines Monats nach der Anschaffung dem Finanzamt mitzuteilen. Gilt auch für die Außerbetriebnahme einer elektronischen Registrierkasse.
Sie werden ab dem 01. Juli 2025 ein elektronisches Aufzeichnungssystem außer Betrieb nehmen?
Hier zählt ebenfalls die Mitteilungsfrist von einem Monat. Vor dem 01. Juli 2025 außer Betrieb genommene elektronische Aufzeichnungssysteme müssen nur mitgeteilt werden, wenn Sie diese bereits gemeldet hatten.
Wir möchten darauf hinweisen, dass bei Nichteinhaltung der Meldepflicht das Finanzamt empfindliche Hinzuschätzungen nach § 162 AO vornehmen kann. Außerdem ist die Festsetzung eines Zwangsgelds möglich, nachdem zuvor eine entsprechende Aufforderung zur Abgabe der ERiC-Meldung ergangen ist.
Welche Angaben müssen Sie machen?
1. Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems (z.B. Kassensystem, Registrierkasse, EU-Taxameter, Wegstreckenzähler)
2. Anzahl der eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme je Betriebsstätte
3. Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
4. Datum der Anschaffung des Systems
5. Datum der Außerbetriebnahme des Systems (falls zutreffend)
6. Zertifizierungs-ID der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
7. Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (z.B. USB-Stick, SD-Karte, Cloud-TSE)
8. Seriennummer der TSE
9. Datum der Implementierung der TSE
10. Eindeutige Zuordnung des Systems zu einer Betriebsstätte
Bei Leasinggeräten oder geliehenen Systemen geben Sie bitte statt des Anschaffungsdatums das Datum des Leasingbeginns oder der Zurverfügungstellung an.
Wer ist für die Meldung verantwortlich?
Sie als Steuerpflichtiger sind für die korrekte und fristgerechte Meldung verantwortlich. Sie können diese aber auch durch Dritte, wie zum Beispiel Ihren Steuerberater, vornehmen lassen.
Wie erfolgt die Meldung?
Die Mitteilung ist elektronisch über das Steuerportal ELSTER oder die ERiC-Schnittstelle vorzunehmen. Die ERiC-Schnittstelle (ELSTER Rich Client) ist eine Softwarekomponente, die von der Steuerverwaltung bereitgestellt wird und in die Kassensoftware integriert werden kann. Sie ermöglicht die elektronische Übermittlung steuerlicher Daten an die Finanzverwaltung. Wir werden zeitnah eine entsprechende Schnittstelle bereitstellen.
Unsere Empfehlung: Warten Sie nicht auf die Überprüfungen durch das Finanzamt. Im Rahmen einer Kassen-Nachschau kann das Finanzamt unangekündigt Ihren Betrieb besuchen. Gleichzeitig möchten wir darauf hinweisen, dass die elektronische Übermittlung erst ab dem 01. Januar 2025 möglich ist.
Was kann MS POS für Sie tun?
Wir unterstützen Sie bei der Zusammenstellung der erforderlichen Angaben (z.B. aus dem efsta Portal) und bei der Übermittlung dieser Daten. Sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen gerne weiter.
