TakeTask - die digitale Lösung für Ihr Aufgaben- und Zeitmanagement

Viele unterschiedliche Medien überfluten uns täglich, unsere Aufnahmefähigkeit wird mehr und mehr ausgereizt – wir alle kennen inzwischen diese Situation. Nicht nur im privaten Umfeld, sondern gerade auch im beruflichen Alltag. Ständig ploppen Nachrichten auf - Termine via E-Mail, Aufgaben per Teams oder Anfragen über Whats App. Welche Aufgabe erscheint in diesem Moment am wichtigsten? Wann ist Feedback erforderlich und welche Anweisung oder Richtlinie ist im Moment gerade verbindlich?

Hier den Überblick zu behalten und die Kommunikation so zu verbessern, dass ein effizientes, optimales Arbeiten möglich wird, erscheint regelrecht als große Herausforderung.

Für die Lösung dieses Problems entwickelten die beiden Start-Up Manager Sebastian Starzynski und Marek Mroz die Smartphone-App „TakeTask“. Mit Hilfe dieses Tools können Manager einfach und schnell Aufgaben erstellen und an Mitarbeiter kommunizieren. Die Mitarbeiter führen diese aus und dokumentieren sowohl den Prozess als auch die Fertigstellung der Aufgabe.

Mit anderen Worten: Die Aufgabenverteilung wird erleichtert, um eine konsequente und effiziente Ausführung in großem Maßstab und über viele Branchen hinweg zu ermöglichen.

Möglichkeiten der Effizienzsteigerung

Was bedeutet das konkret für Manager?

  • Einfache und sehr flexibel gestaltbare Einrichtung von Tasks – komplett ohne IT-Support
  • Effiziente Aufgabenverteilung
  • Unmittelbares Feedback, weil Mitarbeiter die ausgeführten Tätigkeiten bestätigen müssen
  • Transparente Übersicht der zu erledigenden Aufgaben
  • Echtzeitzugang zu kritischen Daten

Was bedeutet das konkret für Mitarbeiter?

  • Die Kommunikation findet über eine einheitliche Plattform statt
  • Die Aufgabenliste wird priorisiert angezeigt
  • Die Anweisungen zur Ausführung oder den Richtlinien sind mit den Aufgaben verlinkt
  • Nach Erledigung der Aufgabe gibt man direkt Feedback

Beispiel Ablauf einer Arbeitsanweisung

Der große Vorteil von TakeTask

Um das Set-up einzurichten, braucht man keinerlei IT-Kenntnisse. Dank eines intuitiven Drag & Drop Systems lassen sich Prozesse schnell und einfach erstellen und Aufgaben zuweisen. Auch Mitarbeiter, die nicht technikaffin sind, kommen mit der App ausgezeichnet zurecht. Take Task ist einfach, intuitiv und komfortabel in der Handhabung.

Das Frontend für Mitarbeiter ist übersichtlich und führt den User Step-by-Step durch die einzelnen Aufgaben. Kleine grafische Spielereien und Einstellungen geben unmittelbar Feedback. Ein Beispiel dafür ist der sogenannte „Tinder-Screen“: Der Mitarbeiter arbeitet seine Tasks ab und fotografiert anschließend z.B. das aufgefüllte Warenregal. Dieses Foto wird vom Manager kontrolliert. Ein Wisch nach rechts bedeutet „alles super“, ein Wisch nach links bedeutet, dass etwas vergessen wurde. Der Manager verfügt über die Option, das Bild zu bearbeiten und kann z.B. ein noch ungefülltes Fach im Regal umkreisen und mit einem kurzen Kommentar „Bitte auffüllen!“ zurücksenden.

Besonders im Backend spürt der Benutzer die großen Vorteile der No-Code-Plattform. No-Code-Plattform bedeutet, dass die Entwicklung neuer Anwendungen mit Hilfe einer grafischen Oberfläche auch anderen Berufsgruppen ermöglicht wird, die keine Kenntnisse in der Anwendungsentwicklung haben. So ist es möglich, die eigenen Arbeitsprozesse abzubilden und entsprechend Optionen, Erklärungen oder Feedback anzubieten. Ganz ohne Hilfe einer IT-Abteilung.

Die App basiert auf Microsoft Azure und wurde mit Microsoft.net programmiert, das Erscheinungsbild anhand Xamarin entwickelt. Die Microsoft Technologien bieten einfache Integration sowie hohe Sicherheit. Dennoch hat man die Möglichkeit, zwischen der Azure-Cloud-Instanz oder einer eigenen On-Premises-Umgebung zu wählen. Die App ist sowohl für Android als auch iOS erhältlich.

TakeTask kann noch mehr
  • Prozesse digitalisieren wie z.B. Projekt-Koordination, Fragebögen, Präsentationen, Personaleinstellung, Integrationen uvm.
  • Dokumente einscannen
  • Gamification
  • Verteilung von Informations- und Schulungsmaterial
  • Automatische Push Benachrichtigungen auslösen
  • Aufgabenverlauf in Echtzeit anzeigen z.B. durch Feedback mittels Fotos
  • Mittels GPS-Tracking die Aufgabe nur für einen bestimmten Standort auslösen
  • Mit List and Map View die Aufgabenliste personalisieren und an den Standort anpassen
Sichtbare Erfolge kennzeichnen TakeTask
  • Verkaufszahlen erhöhen sich, weil es weniger Regallücken gibt. Planprogramme sind deutlich einfacher einzuhalten, da Mitarbeiter immer Zugriff auf die entsprechenden Informationen haben. Auch Angebote und Promotionen können schneller und einfacher implementiert werden.
  • Eigene Verluste werden reduziert. Durch das digitalisierte Aufgabenmanagement werden wichtige Tasks wie z.B. das Säubern oder der Temperaturcheck öfter und regelmäßiger ausgeführt.
  • Die Kundenzufriedenheit geht nach oben. Das komplette Potenzial der Verkaufsware wird ausgenutzt, da diese immer verfügbar und im besten Zustand ist.
  • Die Arbeitseffizienz steigert sich. Kommunikationswege werden erleichtert und durch entsprechende Vorgaben schneller. Mitarbeiter wissen, welche Aufgaben priorisiert erledigt werden müssen.
  • Durch die Aufgabenverteilung reduziert sich der Zeitaufwand. Anleitungen und Videos stehen unterstützend zur Verfügung. Mitarbeiter erhalten automatisch Benachrichtigungen, wenn eine neue Aufgabe ausgeführt werden muss. Das Reporting über die Erledigung der Aufgabe funktioniert effektiv und schnell.
  • Mithilfe des Reportings werden Entscheidungen erleichtert. Die in Echtzeit übermittelten Daten sind qualitativ hochwertig und erlauben immer, die günstigsten Entscheidungen zu treffen.
Fazit

TakeTask ist eine exzellente Lösung, um Aufgaben und Zeit optimal zu managen. Durch das digitale Vereinheitlichen von Prozessen werden anfallende Aufgaben effizient verteilt und ausgeführt.
Auf der Webseite der Firma TakeTask finden Sie weitere, ausführliche Informationen oder können eine Demoversion anfragen.
Als TakeTask Partner beraten wie Sie selbstverständlich gerne individuell. Sprechen Sie uns an!

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